Proteção de dados para empresas: O que você precisa saber?
A segurança dos dados e a privacidade dos seus titulares é uma questão crítica para empresas de todos os portes. Protegê-los contra acesso não autorizado, roubo e uso indevido é essencial para que as empresas mantenham sua integridade e confiabilidade. Neste texto, vamos explicar mais sobre a proteção de dados e porque ela é importante.
Por que a proteção de dados é importante para as empresas?
As empresas estão cada vez mais dependentes de dados e da tecnologia para o seu funcionamento. Com isso, o cuidado com as informações se tornou um fator crucial para o sucesso.
A proteção de dados garante que medidas técnicas e administrativas sejam aplicadas para que os negócios possam continuar a operar de forma eficiente, diminuindo os riscos do tratamento das informações.
Assim, a empresa precisa agir em conformidade com a LGPD e evitar punições, o que poderia colocar em risco a imagem do negócio.
O que é a Lei Geral da Proteção de Dados?
A Lei Geral da Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) é de 2018 e sua vigência teve início em 18/09/2020. A partir de 01/08/2021 a fiscalização pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) teve início, podendo, inclusive, iniciar as penalidades administrativas.
As penalidades previstas na Lei vão desde advertências e multas, podendo chegar à proibição parcial ou total das atividades de gerenciamento de dados. As multas são certamente a forma mais visível de punição, mas não são as únicas. No caso da LGPD, a lei estipula que podem chegar a até 2% do faturamento da organização ou do grupo econômico, O que será aplicável a depender do contexto.
Elas podem ser aplicadas em diversas situações, sobretudo para as empresas que cometerem alguma falha na proteção das informações, que não cooperem com as investigações ou que cometam irregularidades intencionalmente, que afetem direitos relevantes do titular, tratem dados sensíveis e que tenham alto impacto.
Uma das situações de penalização mais frequentes poderá ocorrer quando a empresa não adotar as medidas de segurança, físicas, técnicas e administrativas ditadas suficientes e aptas para proteger as informações.
Uma destas medidas trazidas pela LGPD é a exigência da nomeação de um DPO (Data Protection Officer, ou Encarregado de Dados) em grande parte das empresas que tratam dados. O DPO pode ser tanto pessoa física, como um colaborador inserido na estrutura da empresa, quanto jurídica, através de prestação de serviços. De acordo com o Artigo 41 da LGPD, as atividades do DPO consistem em:
I – aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências;
II – receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências;
III – orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e
IV – executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares.
Em 2023 as empresas que ainda não se adequaram à LGPD deverão considerar o início das adequações, até mesmo porque empresas adequadas já estão utilizando a LGPD como critério eliminatório na escolha de seus fornecedores. Em alguns países onde a cultura de proteção de dados está mais arraigada, empresas que não se adequaram foram muito prejudicadas no mercado de um modo geral.
O que as empresas devem fazer para se adequar a LGPD, caso ainda não estejam?
Como vimos acima, as empresas devem criar uma estrutura de governança em proteção de dados, que deve ser composta por processos, políticas e diretrizes que asseguram o cumprimento da lei.
Para tanto, as empresas devem realizar uma análise de governança, para conseguir entender e documentar a existência, implementação e eficácia dos controles de governança necessários.
Além disso, no nível operacional, as empresas devem identificar as atividades de tratamento de dados pessoais avaliando seu nível de sensibilidade levando em consideração entre outras coisas a finalidade, possibilidade de compartilhamento dos dados, volumetria, natureza dos dados, possibilidade de tomada de decisão baseada em tratamento automatizado etc. Isso vai auxiliar na construção da estrutura de governança mencionada acima.
Para descobrir qual a pontuação de maturidade da sua empresa em proteção de dados (e como atingir a maturidade adequada), clique aqui para realizar seu diagnóstico gratuito.
Como garantir a proteção dos dados da sua empresa?
A proteção de dados é essencial para qualquer empresa garantir a segurança de suas informações confidenciais. Para assegurar os dados da sua empresa, é importante adotar uma abordagem proativa e implementar as medidas corretas. Isso inclui criar um ambiente seguro, usar tecnologias de criptografia e monitorar regularmente o acesso aos dados.
Além disso, as empresas também devem treinar seus funcionários sobre como lidar com dados confidenciais e criar políticas que descrevem o uso adequado dos dados. Ao tomar essas medidas, as empresas podem garantir que seus dados permaneçam seguros e protegidos.
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Como vimos acima, é preciso contar com um planejamento completo para garantir a conformidade na proteção de dados da sua empresa, e nada melhor do que receber a ajuda de quem possui experiência no assunto.
O DPO as a Service é um serviço oferecido pelo PK Advogados para gestão de da estrutura de governança em privacidade nas empresas. Ele conta com uma assessoria jurídica completa (implementação e manutenção) para programas de governança em proteção de dados, bem como boas práticas.
A solução atua da mesma forma que um DPO, porém sem que seja necessário à empresa contratar um recurso próprio. Além disso, o escritório se responsabiliza por executar todas as atividades necessárias, utilizando toda a expertise da equipe para o melhor desempenho dos processos.
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7 dicas para evitar problemas na gestão de contratos da sua empresa
A gestão dos contratos é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa e segmento, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Entretanto, gerenciar contratos pode ser uma tarefa complexa, que irá exigir atenção aos detalhes e conhecimento técnico da equipe envolvida.
Para que esta tarefa seja eficiente, é importante seguir alguns passos, visando diminuir riscos, otimizar tempo e identificar erros com maior facilidade.
No blog de hoje, preparamos um conteúdo especial, no qual abordaremos os principais aspectos relacionados à gestão de contratos, com dicas para auxiliar a sua empresa a gerenciar contratos de maneira segura e eficaz.
Boa leitura!
Afinal de contas, o que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o controle de todos os processos em torno do ciclo de vida dos contratos de uma empresa, desde a sua criação até o seu armazenamento.
A gestão de contratos eficiente garante, melhora e otimiza os níveis de desempenho operacional das empresas, em diversos aspectos.
Além disso, com a gestão de contratos, você poderá:
Qual a importância da gestão de contratos para a sua empresa?
Com uma gestão de contratos eficiente, a sua empresa assegura a efetividade dos acordos firmados com clientes e parceiros. Ela também auxilia na redução de riscos ligados à não conformidade com as obrigações contratuais.
É importante ressaltar que as áreas envolvidas precisam estar em plena sintonia, o que irá garantir ainda mais vantagens para ambas as partes.
Ademais, uma gestão de contratos eficiente garante maior proteção contra possíveis processos judiciais, uma vez que as obrigações do contrato foram bem definidas e acompanhadas, reduzindo as chances de haver perdas financeiras significativas.
Quais são as etapas que envolvem o ciclo de vida dos contratos?
Nesta etapa inicial, você irá definir qual a finalidade do contrato, quais serão as partes envolvidas, cláusulas que serão incluídas, bem como prazos e condições.
Na fase da elaboração, após estabelecer cláusulas, estas serão redigidas, levando em consideração todas as obrigações, os direitos e as responsabilidades de todos os envolvidos, além das leis e regulamentos que poderão ser aplicados.
Aqui, as partes envolvidas devem discutir sobre tudo aquilo que foi apresentado no contrato, no intuito de entrarem em comum acordo, de modo que todos possam ser beneficiados.
Esta etapa é bem simples. Será o momento em que ambas as partes assinam o contrato definitivo.
Após a assinatura, o contrato entrará em vigor e as partes envolvidas começarão a cumprir com as suas obrigações e responsabilidades.
O monitoramento é uma das partes mais importantes da gestão de contratos, pois será através dele que você poderá acompanhar se o contrato está sendo cumprido em sua totalidade ou não.
Por fim, nesta etapa, a depender do cumprimento, objetivos e das condições discutidas, o contrato poderá ser renovado ou encerrado.
7 dicas para evitar problemas na gestão de contratos da sua empresa
Como falamos anteriormente, a gestão de contratos é crucial para o bom andamento das atividades da sua empresa.
Problemas nesta área podem gerar graves consequências, como atrasos nas operações, prejuízos financeiros, perda de oportunidades comerciais, entre outros.
Para auxiliar na prevenção destes problemas, trouxemos 7 dicas fundamentais:
É importante monitorar continuamente todos os contratos de sua empresa. Assim, você terá não somente uma ideia da quantidade de documentos, mas também dos respectivos status.
A organização dos contratos não se resume somente ao aspecto físico. Ela te ajudará a identificar gargalos, acompanhar status e obrigações, e assim otimizar o tempo em relação a demandas que poderão surgir, como dúvidas das partes ou outras áreas envolvidas.
A utilização de ferramentas de gestão de contratos poderá contribuir no controle de prazos, monitoramento do cumprimento das obrigações, gerenciamento de riscos, organização e segurança dos documentos. A tecnologia em nuvem é uma das grandes aliadas da organização, considerando estes aspectos.
É bem comum que inúmeros departamentos criem e assinem documentos em uma mesma empresa. Contudo, é recomendado que os contratos sejam centralizados ou ao menos acompanhados pelo departamento jurídico, evitando problemas futuros.
Muitas vezes, o departamento jurídico conta com uma equipe enxuta e multidisciplinar, responsável por toda e qualquer questão jurídica que envolva interesses da empresa, o que pode acabar. Para evitar problemas, estabeleça e capacite uma equipe ou um profissional, exclusivamente para gerenciar os contratos da empresa.
Mensurar os possíveis impactos financeiros e operacionais dos contratos ativos em sua empresa pode se tornar uma tarefa complicada. Por isso, é essencial contar com profissionais com conhecimento técnico e que operem um sistema que permita a geração de relatórios a qualquer momento, viabilizando a criação de indicadores para acompanhamento e tomada estratégica de decisões.
É importante revisar periodicamente os contratos, avaliando se as condições e obrigações ainda possuem validade e se estão sendo cumpridas de forma adequada. Em caso de renovação, procure antecipá-la, pois assim, você dará tempo para que todos os trâmites possam ser executados, garantindo que o cliente se mantenha fidelizado a sua empresa.
Como o PK Advogados poderá auxiliar a sua empresa na gestão de contratos?
Buscar soluções com um maior nível de controle e que permitam o armazenamento em nuvem e a visão facilitada dos contratos é a opção ideal para quem deseja uma gestão eficiente e segura dos documentos.
O PK Advogados busca, em sua essência, promover o direito que viabiliza tecnologia e inovação. Por este motivo, desenvolvemos uma solução que une os nossos serviços jurídicos à uma plataforma intuitiva, possibilitando que a gestão dos contratos de sua empresa seja feita de forma eficiente, dinâmica e otimizada.
Veja os benefícios:
Se você deseja melhorar a sua gestão de contratos com a ajuda do PK Advogados, acesse o link https://conteudo.pk.adv.br/gestao-de-contratos, saiba mais sobre a solução e entre em contato conosco.