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7 dicas para evitar problemas na gestão de contratos da sua empresa

A gestão dos contratos é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa e segmento, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Entretanto, gerenciar contratos pode ser uma tarefa complexa, que irá exigir atenção aos detalhes e conhecimento técnico da equipe envolvida.

Para que esta tarefa seja eficiente, é importante seguir alguns passos, visando diminuir riscos, otimizar tempo e identificar erros com maior facilidade.

No blog de hoje, preparamos um conteúdo especial, no qual abordaremos os principais aspectos relacionados à gestão de contratos, com dicas para auxiliar a sua empresa a gerenciar contratos de maneira segura e eficaz.

Boa leitura!

Afinal de contas, o que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o controle de todos os processos em torno do ciclo de vida dos contratos de uma empresa, desde a sua criação até o seu armazenamento.

A gestão de contratos eficiente garante, melhora e otimiza os níveis de desempenho operacional das empresas, em diversos aspectos.

Além disso, com a gestão de contratos, você poderá:

  • Cumprir com todos os prazos e cláusulas estabelecidas;
  • Acelerar as tramitações contratuais;
  • Acompanhar de perto todas as etapas dos processos contratuais;
  • Gerir o armazenamento de documentos e eventuais obrigações contratuais;
  • Controlar prazos e renovações;
  • Organizar anexos, aditivos e documentos relacionados;
  • Promover a comunicação eficiente e centralizada entre as partes.

Qual a importância da gestão de contratos para a sua empresa?

Com uma gestão de contratos eficiente, a sua empresa assegura a efetividade dos acordos firmados com clientes e parceiros. Ela também auxilia na redução de riscos ligados à não conformidade com as obrigações contratuais.

É importante ressaltar que as áreas envolvidas precisam estar em plena sintonia, o que irá garantir ainda mais vantagens para ambas as partes.

Ademais, uma gestão de contratos eficiente garante maior proteção contra possíveis processos judiciais, uma vez que as obrigações do contrato foram bem definidas e acompanhadas, reduzindo as chances de haver perdas financeiras significativas.

Quais são as etapas que envolvem o ciclo de vida dos contratos?

  • Planejamento

Nesta etapa inicial, você irá definir qual a finalidade do contrato, quais serão as partes envolvidas, cláusulas que serão incluídas, bem como prazos e condições.

  • Elaboração

Na fase da elaboração, após estabelecer cláusulas, estas serão redigidas, levando em consideração todas as obrigações, os direitos e as responsabilidades de todos os envolvidos, além das leis e regulamentos que poderão ser aplicados.

  • Negociação

Aqui, as partes envolvidas devem discutir sobre tudo aquilo que foi apresentado no contrato, no intuito de entrarem em comum acordo, de modo que todos possam ser beneficiados.

  • Assinatura

Esta etapa é bem simples. Será o momento em que ambas as partes assinam o contrato definitivo.

  • Implementação

Após a assinatura, o contrato entrará em vigor e as partes envolvidas começarão a cumprir com as suas obrigações e responsabilidades.

  • Monitoramento

O monitoramento é uma das partes mais importantes da gestão de contratos, pois será através dele que você poderá acompanhar se o contrato está sendo cumprido em sua totalidade ou não.

  • Renovação ou encerramento

Por fim, nesta etapa, a depender do cumprimento, objetivos e das condições discutidas, o contrato poderá ser renovado ou encerrado.

7 dicas para evitar problemas na gestão de contratos da sua empresa

Como falamos anteriormente, a gestão de contratos é crucial para o bom andamento das atividades da sua empresa.

Problemas nesta área podem gerar graves consequências, como atrasos nas operações, prejuízos financeiros, perda de oportunidades comerciais, entre outros.

Para auxiliar na prevenção destes problemas, trouxemos 7 dicas fundamentais:

  1. Faça o levantamento de todos os seus contratos

É importante monitorar continuamente todos os contratos de sua empresa. Assim, você terá não somente uma ideia da quantidade de documentos, mas também dos respectivos status.

  1. Mantenha a organização em dia

A organização dos contratos não se resume somente ao aspecto físico. Ela te ajudará a identificar gargalos, acompanhar status e obrigações, e assim otimizar o tempo em relação a demandas que poderão surgir, como dúvidas das partes ou outras áreas envolvidas.

  1. Utilize ferramentas de gestão de contratos

A utilização de ferramentas de gestão de contratos poderá contribuir no controle de prazos, monitoramento do cumprimento das obrigações, gerenciamento de riscos, organização e segurança dos documentos. A tecnologia em nuvem é uma das grandes aliadas da organização, considerando estes aspectos.

  1. Envie os contratos para o departamento jurídico

É bem comum que inúmeros departamentos criem e assinem documentos em uma mesma empresa. Contudo, é recomendado que os contratos sejam centralizados ou ao menos acompanhados pelo departamento jurídico, evitando problemas futuros.

  1. Estabeleça uma equipe exclusiva

Muitas vezes, o departamento jurídico conta com uma equipe enxuta e multidisciplinar, responsável por toda e qualquer questão jurídica que envolva interesses da empresa, o que pode acabar. Para evitar problemas, estabeleça e capacite uma equipe ou um profissional, exclusivamente para gerenciar os contratos da empresa.

  1. Crie relatórios

Mensurar os possíveis impactos financeiros e operacionais dos contratos ativos em sua empresa pode se tornar uma tarefa complicada. Por isso, é essencial contar com profissionais com conhecimento técnico e que operem um sistema que permita a geração de relatórios a qualquer momento, viabilizando a criação de indicadores para acompanhamento e tomada estratégica de decisões.

  1. Faça revisões periódicas dos contratos

É importante revisar periodicamente os contratos, avaliando se as condições e obrigações ainda possuem validade e se estão sendo cumpridas de forma adequada. Em caso de renovação, procure antecipá-la, pois assim, você dará tempo para que todos os trâmites possam ser executados, garantindo que o cliente se mantenha fidelizado a sua empresa.

Como o PK Advogados poderá auxiliar a sua empresa na gestão de contratos?

Buscar soluções com um maior nível de controle e que permitam o armazenamento em nuvem e a visão facilitada dos contratos é a opção ideal para quem deseja uma gestão eficiente e segura dos documentos.

O PK Advogados busca, em sua essência, promover o direito que viabiliza tecnologia e inovação. Por este motivo, desenvolvemos uma solução que une os nossos serviços jurídicos à uma plataforma intuitiva, possibilitando que a gestão dos contratos de sua empresa seja feita de forma eficiente, dinâmica e otimizada.

Veja os benefícios:

  • Apoio de advogados qualificados na gestão de seus contratos;
  • Visão estratégica das principais informações;
  • Otimização do tempo de fechamento de negócios;
  • Solução integrada com software de gestão e assinatura digital;
  • Contratos, aditivos e documentos centralizados e organizados;
  • Reunião mensal para acompanhamento de relatório e indicadores.

Se você deseja melhorar a sua gestão de contratos com a ajuda do PK Advogados, acesse o link https://conteudo.pk.adv.br/gestao-de-contratos, saiba mais sobre a solução e entre em contato conosco.

Proteção de dados para empresas: O que você precisa saber?

A segurança dos dados e a privacidade dos seus titulares é uma questão crítica para empresas de todos os portes. Protegê-los contra acesso não autorizado, roubo e uso indevido é essencial para que as empresas mantenham sua integridade e confiabilidade. Neste texto, vamos explicar mais sobre a proteção de dados e porque ela é importante.  

Por que a proteção de dados é importante para as empresas? 

As empresas estão cada vez mais dependentes de dados e da tecnologia para o seu funcionamento. Com isso, o cuidado com as informações se tornou um fator crucial para o sucesso.  

A proteção de dados garante que medidas técnicas e administrativas sejam aplicadas para que os negócios possam continuar a operar de forma eficiente, diminuindo os riscos do tratamento das informações. 

Assim, a empresa precisa agir em conformidade com a LGPD e evitar punições, o que poderia colocar em risco a imagem do negócio.  

O que é a Lei Geral da Proteção de Dados?  

A Lei Geral da Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) é de 2018 e sua vigência teve início em 18/09/2020. A partir de 01/08/2021 a fiscalização pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) teve início, podendo, inclusive, iniciar as penalidades administrativas.  

As penalidades previstas na Lei vão desde advertências e multas, podendo chegar à proibição parcial ou total das atividades de gerenciamento de dados. As multas são certamente a forma mais visível de punição, mas não são as únicas. No caso da LGPD, a lei estipula que podem chegar a até 2% do faturamento da organização ou do grupo econômico, O que será aplicável a depender do contexto. 

Elas podem ser aplicadas em diversas situações, sobretudo para as empresas que cometerem alguma falha na proteção das informações, que não cooperem com as investigações ou que cometam irregularidades intencionalmente, que afetem direitos relevantes do titular, tratem dados sensíveis e que tenham alto impacto. 

Uma das situações de penalização mais frequentes poderá ocorrer quando a empresa não adotar as medidas de segurança, físicas, técnicas e administrativas ditadas suficientes e aptas para proteger as informações. 

Uma destas medidas trazidas pela LGPD é a exigência da nomeação de um DPO (Data Protection Officer, ou Encarregado de Dados) em grande parte das empresas que tratam dados. O DPO pode ser tanto pessoa física, como um colaborador inserido na estrutura da empresa, quanto jurídica, através de prestação de serviços. De acordo com o Artigo 41 da LGPD, as atividades do DPO consistem em: 

I – aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; 

II – receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; 

III – orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; e 

IV – executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares. 

 Em 2023 as empresas que ainda não se adequaram à LGPD deverão considerar o início das adequações, até mesmo porque empresas adequadas já estão utilizando a LGPD como critério eliminatório na escolha de seus fornecedores. Em alguns países onde a cultura de proteção de dados está mais arraigada, empresas que não se adequaram foram muito prejudicadas no mercado de um modo geral. 

O que as empresas devem fazer para se adequar a LGPD, caso ainda não estejam? 

Como vimos acima, as empresas devem criar uma estrutura de governança em proteção de dados, que deve ser composta por processos, políticas e diretrizes que asseguram o cumprimento da lei.  

Para tanto, as empresas devem realizar uma análise de governança, para conseguir entender e documentar a existência, implementação e eficácia dos controles de governança necessários. 

Além disso, no nível operacional, as empresas devem identificar as atividades de tratamento de dados pessoais avaliando seu nível de sensibilidade levando em consideração entre outras coisas a finalidade, possibilidade de compartilhamento dos dados, volumetria, natureza dos dados, possibilidade de tomada de decisão baseada em tratamento automatizado etc. Isso vai auxiliar na construção da estrutura de governança mencionada acima. 

Para descobrir qual a pontuação de maturidade da sua empresa em proteção de dados (e como atingir a maturidade adequada), clique aqui para realizar seu diagnóstico gratuito.  

Como garantir a proteção dos dados da sua empresa? 

A proteção de dados é essencial para qualquer empresa garantir a segurança de suas informações confidenciais. Para assegurar os dados da sua empresa, é importante adotar uma abordagem proativa e implementar as medidas corretas. Isso inclui criar um ambiente seguro, usar tecnologias de criptografia e monitorar regularmente o acesso aos dados. 

Além disso, as empresas também devem treinar seus funcionários sobre como lidar com dados confidenciais e criar políticas que descrevem o uso adequado dos dados. Ao tomar essas medidas, as empresas podem garantir que seus dados permaneçam seguros e protegidos. 

Conte com uma ferramenta completa com respaldo do PK Advogados 

Como vimos acima, é preciso contar com um planejamento completo para garantir a conformidade na proteção de dados da sua empresa, e nada melhor do que receber a ajuda de quem possui experiência no assunto.  

O DPO as a Service é um serviço oferecido pelo PK Advogados para gestão de da estrutura de governança em privacidade nas empresas. Ele conta com uma assessoria jurídica completa (implementação e manutenção) para programas de governança em proteção de dados, bem como boas práticas.  

A solução atua da mesma forma que um DPO, porém sem que seja necessário à empresa contratar um recurso próprio. Além disso, o escritório se responsabiliza por executar todas as atividades necessárias, utilizando toda a expertise da equipe para o melhor desempenho dos processos.  

Conte com todas as funções de um DPO em uma única solução otimizada, com o respaldo de um escritório pioneiro em tecnologia.   

Solicite um contato especializado clicando aqui 

O que é DPO as a Service e quais as suas principais vantagens?

Com a chegada da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a presença do DPO nas empresas tornou-se obrigatória. 

Este profissional tornou-se parte fundamental na adequação das empresas à legislação e no processo de mitigação de riscos. 

Neste artigo, abordaremos as funções de um DPO e o conceito de DPO as a Service, assim como as suas principais atribuições e vantagem para a sua empresa.  

Boa leitura! 

 

O que é DPO? 

Antes de explorarmos o conceito do DPO as a Service, é essencial compreender o que é e quais são as funções de um DPO. 

O Data Protection Officer (DPO), também conhecido no Brasil como Encarregado pelo tratamento de dados, é o profissional responsável por lidar com os assuntos relacionados à proteção dos dados de uma organização. 

Encarregado de auxiliar a organização na adaptação de processos, o DPO busca estruturar o compliance quanto às informações armazenadas em uma organização, a fim de proporcionar maiores níveis de maturidade à estrutura de governança interna direcionada à privacidade e proteção de dados, garantindo assim, a aplicação dos controles adequados para o tratamento dos dados pessoais pela organização.  

A parte responsável por desempenhar o papel de DPO pode ser tanto física quanto jurídica. Além disso, o DPO pode atuar em organizações privadas e em órgãos públicos. 

 

O que é DPO as a Service? 

O DPO as a Service é um serviço oferecido com o fim de terceirizar o exercício do DPO na empresa.  

Ou seja, ao invés de trazer uma pessoa para o quadro de colaboradores da organização, a função passa a ser realizada como um serviço, através de uma pessoa jurídica.  

Como benefício, ao escolher o parceiro ideal para desempenhar esta função, é possível contar com a expertise não apenas de um único indivíduo, mas de toda uma equipe envolvida no processo. 

 

Funções do DPO as Service 

O DPO as a Service tem por responsabilidade as seguintes tarefas, de acordo com as orientações previstas para o desempenho da função de um DPO pela LGPD: 

  • Aceitar reclamações e comunicações dos titulares, prestar esclarecimentos e adotar providências; 
  • Receber comunicações da autoridade nacional e adotar providências; 
  • Orientar os funcionários e os contratados da entidade a respeito das práticas a serem tomadas em relação à proteção de dados pessoais; 
  • Executar as demais atribuições determinadas pelo controlador ou estabelecidas em normas complementares. 

Além dessas obrigações acima, é importante para as empresas que o DPO as a Service também realize as seguintes atribuições:  

  • Garantir a aplicação da LGPD; 
  • Orientar a empresa quanto às regras de boas práticas; 
  • Auxiliar na condução de incidentes de segurança da informação; 
  • Estruturar e monitorar o Compliance voltado ao atendimento da Lei, regulações setoriais que impactam o programa de privacidade e regras internas; 
  • Avaliar atividades que geram riscos à empresa e aos dados que ela possui; 
  • Definir medidas de segurança, técnicas e administrativas, que irão proteger os dados. 

  

Conte com uma equipe especializada no DPO as a Service  

A função de DPO é uma profissão criada recentemente no Brasil e, por isso, não é tarefa fácil encontrar no mercado de trabalho uma grande gama de profissionais especialistas na função. 

Dentro desse contexto, o DPO as a Service apresenta-se como uma excelente alternativa, uma vez que torna possível contar com o respaldo de uma equipe de profissionais com ampla experiência, tanto em relação à legislação quanto em relação à proteção de dados. 

O PK Advogados, por exemplo, conta com uma equipe pioneira na área de inovação e tecnologia jurídica, disponibilizando um time 100% apto e especializado para garantir o suporte necessário na proteção dos dados da sua empresa. 

Conheça os benefícios do DPO as a Service do PK Advogados: 

Gestão de Recursos 

Além da redução de incidências de multas relacionadas à proteção e tratamento dos dados, a terceirização do serviço de DPO também permite à empresa otimizar os recursos previstos com a contratação de especialistas. 

Expertise do PK Advogados 

O PK Advogados conta com uma equipe pioneira na área de inovação e tecnologia jurídica, disponibilizando um time 100% apto e especializado para garantir o suporte necessário na proteção dos dados da sua empresa. 

Plano de Ação 

Você poderá acompanhar todas as etapas do processo através de um cronograma bem definido de ações, desenvolvido de acordo com as particularidades do seu negócio, em passo a passo aplicado de forma sustentável e abrangente. 

Tecnologia de Ponta 

A equipe do PK Advogados também dispõe do conhecimento e uso das melhores ferramentas voltadas para a proteção de dados, a fim de proporcionar ao seu negócio uma experiência inteligente, tecnológica e aprimorada. 

Para garantir estes benefícios, com base em estratégias desenvolvidas de forma personalizada para o seu negócio, entre em contato com os especialistas do PK Advogados agora mesmo! Clique e preencha o formulário para saber mais sobre o DPO as a Service. 

 

Sobre o PK Advogados 

O Pinhão e Koiffman Advogados é um escritório de advocacia que busca levar aos seus clientes as melhores alternativas e tendências, sempre atualizando e ampliando suas equipes de profissionais altamente qualificados e dos mais variados perfis, proporcionando uma visão multifacetada das necessidades e das soluções de seus clientes. 

Pioneiro em Direito Digital e tecnologia aplicada ao universo jurídico, a equipe do PK Advogados dispõe do conhecimento e uso das melhores ferramentas voltadas para a proteção de dados, a fim de proporcionar ao seu negócio uma experiência inteligente, tecnológica e aprimorada. 

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