Prazo para entrada em vigor da LGPD

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Assinatura Eletrônica: Nova MP traz facilidade às operações realizadas com os entes públicos

Que a tecnologia está cada vez mais presente no nosso dia-a-dia, principalmente em meio a essa pandemia, nós já percebemos. O que não esperávamos, é o rápido avanço das leis e jurisprudências para acompanhar esse novo cenário frenético. Quem muito ouve que, enquanto a sociedade avança “de elevador”, o direito segue a passos lentos via escada, se surpreende a observar a nova Medida Provisória editada na última quarta-feira (17) de nº 983. Ela prevê a simplificação do envio de documentos e a comunicação digital entre o cidadão e o poder público, com a possibilidade de utilização de novos meios de assinatura eletrônica, com o mesmo valor legal das tradicionais e conhecidas assinaturas físicas.

O objetivo da MP foi ampliar o uso das assinaturas eletrônicas, reforçando suas possibilidades de uso não somente através de um certificado digital. A MP veio para trazer facilidade de acesso a outros usuários, bem como a desburocratização das operações para a população aos serviços públicos. Tornando essa possibilidade ainda mais tangível e democrática.

A MP dispõe sobre as assinaturas eletrônicas em comunicações com entes públicos e em questões de saúde e sobre as licenças de softwares desenvolvidos por entes públicos. Vale ressaltar que não é aplicada na comunicação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado, na comunicação em que seja permitido o anonimato ou que seja dispensada a identificação do particular.

A MP também não abrange a comunicação entre os sistemas de ouvidoria de entes públicos, os programas de assistência a vítimas e a testemunhas ameaçadas e as outras hipóteses nas quais deva se dar garantia de preservação de sigilo da identidade do particular na atuação perante o ente público.

Diversas assinaturas eletrônicas com a Nova MP

Além disso, a MP determina os tipos existentes de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada.

SIMPLES: Aquela que permite identificar a pessoa que assina, bem como anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico da pessoa que assina. Diz respeito às informações que não são protegidas por grau de sigilo.

AVANÇADA: Aquela que está associada a pessoa que assina de maneira inequívoca, ou seja, que não admite dúvida, aquela que utiliza dados para a criação de assinatura eletrônica cuja pessoa que assina pode, com elevado nível de confiança, operar sob o seu controle exclusivo, e por fim, aquela que está relacionada aos dados a ela associados de tal modo que qualquer modificação posterior é detectável. Diz respeito às informações classificadas ou protegidas por grau de sigilo e nas interações com o ente público para registro de atos perante juntas comerciais.

QUALIFICADA (CERTIFICADA): Aquela que utiliza certificado digital (ICP-Brasil). Esta assinatura será admitida em qualquer comunicação eletrônica com ente público, sendo obrigatória o seu uso nos atos de transferência e de registro de bens imóveis; nos atos normativos assinados por chefes de Poder, por Ministros de Estado ou por titulares de Poder ou de órgão constitucionalmente autônomo de ente federativo; e nas demais hipóteses previstas em lei.[1]

Uma das grandes novidades da MP, foi a possibilidade de uso da assinatura eletrônica avançada ou qualificada nos documentos subscritos por profissionais da saúde. Essa hipótese ocorrerá desde que os documentos sejam relacionados à área de atuação do profissional e que haja regulamentação específica por parte do Ministério da Saúde e da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa).

Podemos utilizar de exemplo, as próprias receitas médicas, que atendendo esse e outros requisitos previstos na MP, poderão ter validade em todo o território nacional com assinatura eletrônica do médico.

A MP define ainda a atuação do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI junto a entes públicos, que abrangerá a realização de pesquisas, a execução de atividades operacionais, a prestação de serviços no âmbito dos entes públicos ressalvadas as competências específicas de outros órgãos e entidades, o fornecimento de assinaturas eletrônicas avançadas a pessoas naturais e a pessoas jurídicas para uso nos sistemas de entes públicos de que trata e a edição de normas em seu âmbito de atuação.

Por fim, com o intuito de automatizar e desenvolver ainda mais o uso de tecnologia no governo, a MP também estabelece que o código-fonte dos softwares desenvolvidos pela administração federal, estadual e municipal passam a ser de código aberto. Permitindo assim, que outros órgãos e entidades de governo possam utilizar, copiar, alterar e distribuir, sem restrições, os programas criados com recursos públicos, com exceção daqueles que possuem restrições de acesso nos termos da Lei de Acesso à Informação.[2]

 

[1] MEDIDA PROVISÓRIA Nº 983, DE 16 DE JUNHO DE 2020. Disponível em: <http://www.in.gov.br/en/web/dou/-/medida-provisoria-n-983-de-16-de-junho-de-2020-261925303>. Acesso em 18 jun 2020.

[2] Fonte: Agência Senado. Disponível em: <https://www12.senado.leg.br/noticias/materias/2020/06/17/mp-simplifica-assinaturas-eletronicas-para-desburocratizar-operacoes-com-governo>. Acesso em: 18 jun 2020.

 

O retorno do investimento (ROI) do Legal Design

Com a crise causada pela COVID-19, os departamentos jurídicos estão no centro da tomada de decisões estratégicas que visam reduzir os custos das empresas, apoiando em situações que vão desde a renegociação de contratos sobre o retorno de investimento. Até a implementação de medidas trabalhistas como redução de jornada e salários, antecipação de férias, suspensão de contratos de trabalho e até mesmo desligamento de colaboradores.

No entanto, o que fazer quando o departamento jurídico entra na lista de redução de despesas?

Sabemos que a redução do “headcount” pode parecer a solução mais fácil em um primeiro momento, mas também pode ser a mais dolorosa no futuro. Além de perder um talento que já conhece a empresa, o tempo de recrutamento e seleção pode não acompanhar a retomada das atividades e colocar o departamento em dificuldades e até em risco de colapso.

Embora seja uma metodologia nova, o Legal Design já está sendo considerado por muitos dos melhores gestores de departamento jurídico como uma forma eficiente de fazer com que a área ajude na redução de custos, em muitos casos, passe a contribuir para o resultado da empresa.

 

Porque o investimento em Legal Design pode dar ótimos retornos de investimentos?

Como uma metodologia que aplica as técnicas do design centrado no ser humano ao campo do direito, o Legal Design não só ajuda o departamento jurídico a inovar na sua forma de fornecer seus serviços (orientação jurídica), como também identifica a melhor forma a ser utilizada, de acordo com o usuário final de tais serviços.

Dessa forma, a depender do projeto, o retorno do investimento pode ser:

 

Produtividade: Soluções que facilitam o trabalho dos advogados do departamento jurídico ajudam a economizar tempo que pode ser dedicado a outras atividades mais complexas e estratégicas. Um exemplo de Legal Design que pode ser classificado nessa situação é a implementação de um chatbot que responde as perguntas mais frequentes feitas pelos colaboradores de outras áreas da empresa. Ele não apenas retira essa atividade repetitiva dos advogados, como também é mais ágil para o solicitante, uma vez que os e-mails costumam ficar dias ou semanas aguardando por uma resposta.

 

Transparência: Soluções que facilitam enxergar e entender o que está acontecendo ajudam o departamento jurídico a tomar decisões mais inteligentes. Um exemplo de solução de Legal Design nesse sentido é a aplicação da análise de dados às ações judiciais da empresa, também conhecido como jurimetria, verifica estatisticamente o que está acontecendo e permite pensar estrategicamente sobre os melhores caminhos a seguir.

 

Segurança: Soluções que aumentam a segurança ajudam o departamento jurídico a contribuir para o aumento da confiança na empresa. Um caso de sucesso de solução feita com base no Legal Design com esse efeito é a construção de um canal de resolução amigável de conflitos, como o “Compra Garantida” do Mercado Livre, que reduziu significativamente o número de ações judiciais contra a empresa e aumentou a confiança dos compradores em seu marketplace.

 

Experiência do usuário: Soluções que tornam a experiência jurídica mais amigável ajudam a melhorar e fortalecer os relacionamentos da empresa com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores. Um excelente exemplo de solução em Legal Design para essa finalidade é o uso de uma política de privacidade ilustrada ou em vídeo animado, clara, objetiva e sem jargões do direito (o “juridiquês”). Com a entrada em vigor da LGPD e as obrigações referentes aos direitos dos titulares, essa é uma excelente forma de tornar a experiência mais amigável.

 

Engajamento: Soluções que buscam aumentar a participação ajudam a garantir o cumprimento das regras. Criar treinamentos a respeito das políticas internas, porém usando gameficação, é uma ótima solução de Legal Design para os times de compliance que não conseguem fazer com que os colaboradores da empresa conheçam, compreendam e se engajem com as regras da empresa.

 

Retenção: Soluções que colocam o usuário no centro ajudam o departamento jurídico a contribuir com a retenção de clientes para a empresa. Para esse caso, o exemplo de Legal Design que podemos mencionar é a facilitação do processo de contratação. O uso de plataforma digitais, assinatura eletrônica e até o uso de contratos autoexecutáveis (smart contracts) atraem clientes que buscam menos burocracia, como os do serviço de locação de imóveis Quinto Andar.

 

Alcance de objetivos: Soluções que auxiliam a pessoa a ver suas tarefas realizadas com sucesso ajudam a encantar o cliente. Por fim, uma solução de Legal Design que auxilia o usuário a realizar suas tarefas e ter sucesso no alcance de seu objetivo são as plataformas de “document assembly”. Se as áreas da empresa conseguirem criar seus próprios contratos, usando cláusulas pré-aprovadas pelo jurídico, com agilidade e segurança, eles ficarão tão satisfeitos que investirão parte desse tempo para escrever um e-mail elogiando os advogados da empresa.

 

Conclusão

Como se pode ver, o Legal Design não apenas apresenta um excelente retorno do investimento que nele é feito, como também destaca o departamento jurídico como uma área que pode contribuir, direta e indiretamente, para o resultado financeiro da empresa.

Casos de sucesso como os mencionados acima só foram possíveis porque obtiveram o apoio de departamentos jurídicos modernos, arrojados e inteligentes que, utilizando o Legal Design e colocando o usuário no centro, ajudaram a empresa a desenvolver um diferencial competitivo único.

E, por essas e outras razões, que esses cases são apresentados na maioria dos eventos relacionados à inovação na área jurídica como exemplos de sucesso.

Para saber mais sobre o retorno de investimento

Se você quiser saber mais sobre Legal Design, tanto para o desenvolvimento de alguma solução que você tenha em mente ou para algum desafio que esteja enfrentando no momento, até a contratação de um treinamento para você ou sua equipe, nossos especialistas estão à disposição.

 

Autor: Mauro Martins

LGPD: 06 dicas práticas para promover a mudança cultural na sua organização

Sim, os tempos mudaram. A então distante evolução digital das corporações foi imposta inesperadamente às empresas, como forma quase que obrigatória para manter a produção e a economia de inúmeras estruturas. A rápida adaptação à situação, em inúmeros casos, foi essencial para a própria permanência do negócio incluindo a criação da LGPD.

E sabemos que o futuro não comporta retrocesso. O antigo formato de produção foi alterado, evidenciando inúmeros benefícios da incorporação de hábitos digitais no dia a dia da empresa. Processos ficaram mais baratos, estruturas ficaram mais enxutas ao mesmo tempo que a expectativa pela margem de lucro aumentou.

Portanto, a adaptação é inevitável.

 

A cultura de privacidade como o novo normal

Caminhando em paralelo a essa grande transformação cultural, cresce constantemente a necessidade de rápida adequação das empresas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que, sabe-se, apesar da acirrada controvérsia sobre a data de sua entrada em vigor, será em momento próximo, definitivamente aplicada em solo brasileiro.

Isso é certo.

Portanto, quanto mais rápido a empresa se adequar, mais rápido estará pronta para enfrentar essa nova realidade. Até porque o processo de adequação é moroso, demandando inúmeras etapas de um complexo projeto de análise de dados, estruturas digitais, formas de captação e armazenamento, classificação jurídica do dado, etc.

E, invariavelmente, esse processo passará pelas mãos dos colaboradores da empresa, seja por conta da necessidade de conhecimento da própria operação, seja por conta da necessidade de engajamento da equipe como meio de obter o sucesso esperado.

Portanto, a adequação de uma estrutura aos termos da lei não está limitada a saber se os processos e contratos foram definidos. Não. A adequação vai muito além. Ela passa por uma verdadeira transformação cultural que, se antes imaginava-se quase que impossível, hoje tem-se como um empreendimento mais realista, já que essa mudança, conforme comentado, forçadamente já começou.

 

07 dicas para promover a mudança cultural de privacidade na sua organização a fim de garantir a LGPD.

Um dos desafios, se não o maior, é estabelecer com efetividade uma nova cultura empresarial, voltada à proteção de dados dos titulares, envolvendo ativamente a participação dos colaboradores.

Como aproximar os colaboradores e expor a ideia de mudança? Como mudar os antigos hábitos que, a princípio demonstram certa inocência, mas que, aos olhos da nova legislação, podem se tornar verdadeiras fontes de vazamento de dados? Como construir uma política de compliance que funcione e seja respeitada?

Para responder a tais questionamentos, apresentamos seis dicas que trarão maior efetividade ao processo de engajamento dos colaboradores e maiores chances de efetivo sucesso nesse empreendimento.

 

  1. Identifique minuciosamente quais são os pontos positivos e negativos da atual cultura da empresa.

 

O primeiro passo para a empresa é entender qual é a sua realidade, nesse momento.

O entendimento claro do atual estágio comportamental da empresa é crucial para entender quais serão os passos necessários para a mudança, bem com entender quais serão os setores que deverão ter prioridade na transformação.

Nesse momento a empresa precisa mapear quais são seus hábitos, processos e práticas relativas à proteção de dados.

Tarefas como mapear se as normas então existentes são cumpridas, se há treinamento constante dos atuais e novos colaboradores, se a política de mesa limpa existe e é cumprida, etc.

Mapear a realidade corporativa trará clareza para entender quais serão os próximos passos.

 

  1. Construa uma nova política, mantendo ao máximo as práticas já existentes que estejam de acordo com o novo objetivo cultural, assim como criando novos procedimentos com olhos ao conceito de privacy by design.

A nova identidade da corporação, antes de mais nada, deve ser avaliada com cuidado para a criação de uma sólida política de normas, visão e valores com os quais a corporação dará o início à sua política de transformação.

Esse será o alicerce com o qual a empresa deve construir sua mudança. Transformar a proteção de dados em um dos pilares normativos da empresa dará mais credibilidade e segurança aos colaboradores para o exercício de suas funções.

Certamente será uma mudança radical de hábitos e procedimentos, de modo que o que puder ser aproveitado do antigo paradigma, deverá ser mantido para que o impacto seja reduzido. Por outro lado, a criação da nova política deverá ter em conta o conceito de privacy by design, ou seja, incorporar a proteção de dados em todas as fases da produção, desde o início até o encerramento da atividade.

É um atarefa árdua que deverá ser acompanhada de perto em todo o processo de adequação. Mas o resultado será fantástico colocando a corporação na vanguarda da proteção de dados pessoais.

  1. Transforme a mudança na prioridade da empresa

Ou seja, demonstre com clareza que a mudança será realizada e que a observância dos novos princípios será a prioridade em todos os setores da companhia.

Todos precisam ter em mente que a empresa está em processo de mudança e que, apesar do desconforto natural pelo novo, essa medida não comporta flexibilização. Quanto mais cedo a cultura da transformação estiver arraigada em todos os setores, mais rápido será a adaptação da corporação.

Mudanças geram resistência, não somente dos colaboradores como também da alta diretoria, sendo esse o maior desafio da liderança ao implementar uma nova realidade dentro da corporação.

  1. Trace um planejamento claro, com etapas e prazos definidos.

 Dividir um grande projeto em pequenas etapas torna mais fácil a absorção da mudança pelos integrantes da empresa. Uma grande tarefa aparentemente se mostra quase que impossível de ser alcançada ao passo que pequenas tarefas dentro de um grande objetivo, com prazos factíveis e claramente definidos, tornam mais fácil seu cumprimento e consequente engajamento.

O mais importante é que os prazos sejam respeitados desde o início. Caso haja constante flexibilização dos prazos logo no início do projeto fatalmente não haverá engajamento da equipe pois o recado passado é: fique tranquilo que, por mais que não consiga cumprir no prazo indicado, teremos sempre uma prorrogação.

Portanto, definir prazos para pequenas mudanças de comportamento, respeitando tais prazos demonstrará o quão séria essa mudança está sendo tratada pela empresa.

  1. Mantenha claro alinhamento entre as lideranças

De fato, as lideranças da empresa deverão “falar a mesma língua” para que o projeto não caia em descredito. A participação e engajamento deverá repercutir em todos os setores da companhia e somente será respeitado se houver clara sinergia entre toda a liderança da empresa.

Os colaboradores não podem ter dúvidas a respeito do que, quando e como será realizado a LGPD. A liderança pelo exemplo mais do que nunca estará em voga.

  1. Crie políticas de treinamento para LGPD, constantes.

A repetição é fundamental para a incorporação de novos hábitos, de modo que a efetividade do processo de adequação deverá ser acompanhada de constantes treinamentos da equipe.

Até porque a empresa deverá expor aos seus colaboradores uma infinidade de novos hábitos e normas que deverão ser seguidos à risca para que o risco de violação de dados seja mitigado ou, pelo menos, minorado.

Treinamentos de novas técnicas de trabalho, gestão de pessoas, gestão de tempo e organização poderão fazer parte de novos hábitos empresariais, em conjunto com o treinamento das novas regras corporativas.

A importância da LGPD.

A demonstração da importância, em conjunto com a percepção de que tais métodos podem facilitar e melhorar a atividade e segurança do colaborador, trarão maior engajamento e participação.

Logicamente que as providências acima apontadas não têm como objetivo exaurir o tema, mas sim apresentar um caminho para o alcance do sucesso esperado na adequação da empresa à nova norma de proteção de dados que, em breve, como dissemos, entrará em vigor.

Antecipar a adequação a LGPD revela não só a melhor organização da empresa em adaptar sua atividade a essa nova realidade, como também evidencia sua perspectiva pela ação ativa e não reativa, característica intrínseca ao princípio do privacy by desing.

 

Autor: André Del Cistia Ravani

 

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