Sim, os tempos mudaram. A então distante evolução digital das corporações foi imposta inesperadamente às empresas, como forma quase que obrigatória para manter a produção e a economia de inúmeras estruturas. A rápida adaptação à situação, em inúmeros casos, foi essencial para a própria permanência do negócio incluindo a criação da LGPD.

E sabemos que o futuro não comporta retrocesso. O antigo formato de produção foi alterado, evidenciando inúmeros benefícios da incorporação de hábitos digitais no dia a dia da empresa. Processos ficaram mais baratos, estruturas ficaram mais enxutas ao mesmo tempo que a expectativa pela margem de lucro aumentou.

Portanto, a adaptação é inevitável.

A cultura de privacidade como o novo normal

Caminhando em paralelo a essa grande transformação cultural, cresce constantemente a necessidade de rápida adequação das empresas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que, sabe-se, apesar da acirrada controvérsia sobre a data de sua entrada em vigor, será em momento próximo, definitivamente aplicada em solo brasileiro.

Isso é certo.

Portanto, quanto mais rápido a empresa se adequar, mais rápido estará pronta para enfrentar essa nova realidade. Até porque o processo de adequação é moroso, demandando inúmeras etapas de um complexo projeto de análise de dados, estruturas digitais, formas de captação e armazenamento, classificação jurídica do dado, etc.

E, invariavelmente, esse processo passará pelas mãos dos colaboradores da empresa, seja por conta da necessidade de conhecimento da própria operação, seja por conta da necessidade de engajamento da equipe como meio de obter o sucesso esperado.

Portanto, a adequação de uma estrutura aos termos da lei não está limitada a saber se os processos e contratos foram definidos. Não. A adequação vai muito além. Ela passa por uma verdadeira transformação cultural que, se antes imaginava-se quase que impossível, hoje tem-se como um empreendimento mais realista, já que essa mudança, conforme comentado, forçadamente já começou.

06 dicas para promover a mudança cultural de privacidade na sua organização a fim de garantir a LGPD.

Um dos desafios, se não o maior, é estabelecer com efetividade uma nova cultura empresarial, voltada à proteção de dados dos titulares, envolvendo ativamente a participação dos colaboradores.

Como aproximar os colaboradores e expor a ideia de mudança? Como mudar os antigos hábitos que, a princípio demonstram certa inocência, mas que, aos olhos da nova legislação, podem se tornar verdadeiras fontes de vazamento de dados? Como construir uma política de compliance que funcione e seja respeitada?

Para responder a tais questionamentos, apresentamos seis dicas que trarão maior efetividade ao processo de engajamento dos colaboradores e maiores chances de efetivo sucesso nesse empreendimento.

1. Identifique minuciosamente quais são os pontos positivos e negativos da atual cultura da empresa.

O primeiro passo para a empresa é entender qual é a sua realidade, nesse momento.

O entendimento claro do atual estágio comportamental da empresa é crucial para entender quais serão os passos necessários para a mudança, bem com entender quais serão os setores que deverão ter prioridade na transformação.

Nesse momento a empresa precisa mapear quais são seus hábitos, processos e práticas relativas à proteção de dados.

Tarefas como mapear se as normas então existentes são cumpridas, se há treinamento constante dos atuais e novos colaboradores, se a política de mesa limpa existe e é cumprida, etc.

Mapear a realidade corporativa trará clareza para entender quais serão os próximos passos.

2. Construa uma nova política, mantendo ao máximo as práticas já existentes que estejam de acordo com o novo objetivo cultural, assim como criando novos procedimentos com olhos ao conceito de privacy by design.

A nova identidade da corporação, antes de mais nada, deve ser avaliada com cuidado para a criação de uma sólida política de normas, visão e valores com os quais a corporação dará o início à sua política de transformação.

Esse será o alicerce com o qual a empresa deve construir sua mudança. Transformar a proteção de dados em um dos pilares normativos da empresa dará mais credibilidade e segurança aos colaboradores para o exercício de suas funções.

Certamente será uma mudança radical de hábitos e procedimentos, de modo que o que puder ser aproveitado do antigo paradigma, deverá ser mantido para que o impacto seja reduzido. Por outro lado, a criação da nova política deverá ter em conta o conceito de privacy by design, ou seja, incorporar a proteção de dados em todas as fases da produção, desde o início até o encerramento da atividade.

É um atarefa árdua que deverá ser acompanhada de perto em todo o processo de adequação. Mas o resultado será fantástico colocando a corporação na vanguarda da proteção de dados pessoais.

3. Transforme a mudança na prioridade da empresa

Ou seja, demonstre com clareza que a mudança será realizada e que a observância dos novos princípios será a prioridade em todos os setores da companhia.

Todos precisam ter em mente que a empresa está em processo de mudança e que, apesar do desconforto natural pelo novo, essa medida não comporta flexibilização. Quanto mais cedo a cultura da transformação estiver arraigada em todos os setores, mais rápido será a adaptação da corporação.

Mudanças geram resistência, não somente dos colaboradores como também da alta diretoria, sendo esse o maior desafio da liderança ao implementar uma nova realidade dentro da corporação.

4. Trace um planejamento claro, com etapas e prazos definidos.

 Dividir um grande projeto em pequenas etapas torna mais fácil a absorção da mudança pelos integrantes da empresa. Uma grande tarefa aparentemente se mostra quase que impossível de ser alcançada ao passo que pequenas tarefas dentro de um grande objetivo, com prazos factíveis e claramente definidos, tornam mais fácil seu cumprimento e consequente engajamento.

O mais importante é que os prazos sejam respeitados desde o início. Caso haja constante flexibilização dos prazos logo no início do projeto fatalmente não haverá engajamento da equipe pois o recado passado é: fique tranquilo que, por mais que não consiga cumprir no prazo indicado, teremos sempre uma prorrogação.

Portanto, definir prazos para pequenas mudanças de comportamento, respeitando tais prazos demonstrará o quão séria essa mudança está sendo tratada pela empresa.

5. Mantenha claro alinhamento entre as lideranças

De fato, as lideranças da empresa deverão “falar a mesma língua” para que o projeto não caia em descredito. A participação e engajamento deverá repercutir em todos os setores da companhia e somente será respeitado se houver clara sinergia entre toda a liderança da empresa.

Os colaboradores não podem ter dúvidas a respeito do que, quando e como será realizado a LGPD. A liderança pelo exemplo mais do que nunca estará em voga.

6. Crie políticas de treinamento para LGPD, constantes.

A repetição é fundamental para a incorporação de novos hábitos, de modo que a efetividade do processo de adequação deverá ser acompanhada de constantes treinamentos da equipe.

Até porque a empresa deverá expor aos seus colaboradores uma infinidade de novos hábitos e normas que deverão ser seguidos à risca para que o risco de violação de dados seja mitigado ou, pelo menos, minorado.

Treinamentos de novas técnicas de trabalho, gestão de pessoas, gestão de tempo e organização poderão fazer parte de novos hábitos empresariais, em conjunto com o treinamento das novas regras corporativas.

A importância da LGPD.

A demonstração da importância, em conjunto com a percepção de que tais métodos podem facilitar e melhorar a atividade e segurança do colaborador, trarão maior engajamento e participação.

Logicamente que as providências acima apontadas não têm como objetivo exaurir o tema, mas sim apresentar um caminho para o alcance do sucesso esperado na adequação da empresa à nova norma de proteção de dados que, em breve, como dissemos, entrará em vigor.

Antecipar a adequação a LGPD revela não só a melhor organização da empresa em adaptar sua atividade a essa nova realidade, como também evidencia sua perspectiva pela ação ativa e não reativa, característica intrínseca ao princípio do privacy by desing.

Autor: André Del Cistia Ravani