A gestão dos contratos é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa e segmento, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.
Entretanto, gerenciar contratos pode ser uma tarefa complexa, que irá exigir atenção aos detalhes e conhecimento técnico da equipe envolvida.
Para que esta tarefa seja eficiente, é importante seguir alguns passos, visando diminuir riscos, otimizar tempo e identificar erros com maior facilidade.
No blog de hoje, preparamos um conteúdo especial, no qual abordaremos os principais aspectos relacionados à gestão de contratos, com dicas para auxiliar a sua empresa a gerenciar contratos de maneira segura e eficaz.
Boa leitura!
Afinal de contas, o que é gestão de contratos?
Gestão de contratos é o controle de todos os processos em torno do ciclo de vida dos contratos de uma empresa, desde a sua criação até o seu armazenamento.
A gestão de contratos eficiente garante, melhora e otimiza os níveis de desempenho operacional das empresas, em diversos aspectos.
Além disso, com a gestão de contratos, você poderá:
- Cumprir com todos os prazos e cláusulas estabelecidas;
- Acelerar as tramitações contratuais;
- Acompanhar de perto todas as etapas dos processos contratuais;
- Gerir o armazenamento de documentos e eventuais obrigações contratuais;
- Controlar prazos e renovações;
- Organizar anexos, aditivos e documentos relacionados;
- Promover a comunicação eficiente e centralizada entre as partes.
Qual a importância da gestão de contratos para a sua empresa?
Com uma gestão de contratos eficiente, a sua empresa assegura a efetividade dos acordos firmados com clientes e parceiros. Ela também auxilia na redução de riscos ligados à não conformidade com as obrigações contratuais.
É importante ressaltar que as áreas envolvidas precisam estar em plena sintonia, o que irá garantir ainda mais vantagens para ambas as partes.
Ademais, uma gestão de contratos eficiente garante maior proteção contra possíveis processos judiciais, uma vez que as obrigações do contrato foram bem definidas e acompanhadas, reduzindo as chances de haver perdas financeiras significativas.
Quais são as etapas que envolvem o ciclo de vida dos contratos?
- Planejamento
Nesta etapa inicial, você irá definir qual a finalidade do contrato, quais serão as partes envolvidas, cláusulas que serão incluídas, bem como prazos e condições.
- Elaboração
Na fase da elaboração, após estabelecer cláusulas, estas serão redigidas, levando em consideração todas as obrigações, os direitos e as responsabilidades de todos os envolvidos, além das leis e regulamentos que poderão ser aplicados.
- Negociação
Aqui, as partes envolvidas devem discutir sobre tudo aquilo que foi apresentado no contrato, no intuito de entrarem em comum acordo, de modo que todos possam ser beneficiados.
- Assinatura
Esta etapa é bem simples. Será o momento em que ambas as partes assinam o contrato definitivo.
- Implementação
Após a assinatura, o contrato entrará em vigor e as partes envolvidas começarão a cumprir com as suas obrigações e responsabilidades.
- Monitoramento
O monitoramento é uma das partes mais importantes da gestão de contratos, pois será através dele que você poderá acompanhar se o contrato está sendo cumprido em sua totalidade ou não.
- Renovação ou encerramento
Por fim, nesta etapa, a depender do cumprimento, objetivos e das condições discutidas, o contrato poderá ser renovado ou encerrado.
7 dicas para evitar problemas na gestão de contratos da sua empresa
Como falamos anteriormente, a gestão de contratos é crucial para o bom andamento das atividades da sua empresa.
Problemas nesta área podem gerar graves consequências, como atrasos nas operações, prejuízos financeiros, perda de oportunidades comerciais, entre outros.
Para auxiliar na prevenção destes problemas, trouxemos 7 dicas fundamentais:
- Faça o levantamento de todos os seus contratos
É importante monitorar continuamente todos os contratos de sua empresa. Assim, você terá não somente uma ideia da quantidade de documentos, mas também dos respectivos status.
- Mantenha a organização em dia
A organização dos contratos não se resume somente ao aspecto físico. Ela te ajudará a identificar gargalos, acompanhar status e obrigações, e assim otimizar o tempo em relação a demandas que poderão surgir, como dúvidas das partes ou outras áreas envolvidas.
- Utilize ferramentas de gestão de contratos
A utilização de ferramentas de gestão de contratos poderá contribuir no controle de prazos, monitoramento do cumprimento das obrigações, gerenciamento de riscos, organização e segurança dos documentos. A tecnologia em nuvem é uma das grandes aliadas da organização, considerando estes aspectos.
- Envie os contratos para o departamento jurídico
É bem comum que inúmeros departamentos criem e assinem documentos em uma mesma empresa. Contudo, é recomendado que os contratos sejam centralizados ou ao menos acompanhados pelo departamento jurídico, evitando problemas futuros.
- Estabeleça uma equipe exclusiva
Muitas vezes, o departamento jurídico conta com uma equipe enxuta e multidisciplinar, responsável por toda e qualquer questão jurídica que envolva interesses da empresa, o que pode acabar. Para evitar problemas, estabeleça e capacite uma equipe ou um profissional, exclusivamente para gerenciar os contratos da empresa.
- Crie relatórios
Mensurar os possíveis impactos financeiros e operacionais dos contratos ativos em sua empresa pode se tornar uma tarefa complicada. Por isso, é essencial contar com profissionais com conhecimento técnico e que operem um sistema que permita a geração de relatórios a qualquer momento, viabilizando a criação de indicadores para acompanhamento e tomada estratégica de decisões.
- Faça revisões periódicas dos contratos
É importante revisar periodicamente os contratos, avaliando se as condições e obrigações ainda possuem validade e se estão sendo cumpridas de forma adequada. Em caso de renovação, procure antecipá-la, pois assim, você dará tempo para que todos os trâmites possam ser executados, garantindo que o cliente se mantenha fidelizado a sua empresa.
Como o PK Advogados poderá auxiliar a sua empresa na gestão de contratos?
Buscar soluções com um maior nível de controle e que permitam o armazenamento em nuvem e a visão facilitada dos contratos é a opção ideal para quem deseja uma gestão eficiente e segura dos documentos.
O PK Advogados busca, em sua essência, promover o direito que viabiliza tecnologia e inovação. Por este motivo, desenvolvemos uma solução que une os nossos serviços jurídicos à uma plataforma intuitiva, possibilitando que a gestão dos contratos de sua empresa seja feita de forma eficiente, dinâmica e otimizada.
Veja os benefícios:
- Apoio de advogados qualificados na gestão de seus contratos;
- Visão estratégica das principais informações;
- Otimização do tempo de fechamento de negócios;
- Solução integrada com software de gestão e assinatura digital;
- Contratos, aditivos e documentos centralizados e organizados;
- Reunião mensal para acompanhamento de relatório e indicadores.
Se você deseja melhorar a sua gestão de contratos com a ajuda do PK Advogados, acesse o link https://conteudo.pk.adv.br/gestao-de-contratos, saiba mais sobre a solução e entre em contato conosco.
