Desde 2013 temos apoiado nossos clientes na implementação de Programas de Compliance. Com a pandemia e a nova rotina de home office que transformou as rotinas corporativas, temos assessorado empresas que resolveram fortalecer os programas de compliance que haviam implementado no passado. Essa nova visão demonstra a preocupação das empresas com a efetividade dos seus programas pre em se manterem resilientes durante esses períodos com tantas alterações na forma de trabalho.
A relação dessas empresas com sua rede de parceiros como revendas, distribuidores, assistências técnicas, franqueados tem sido muito revisitada, estremecida pela nova situação econômica do país. Estamos diante de rescisões, revisão de contratos, renegociação de valores, mas, também, de fortalecimento de cultura e solidificação de princípios éticos e valores firmes, transparentes, bem comunicados.
A lei 12.846/2013 (Lei Anticorrupção) busca coibir a falta de ética e a ocorrência de atos indevidos que podem corromper a relação entre a empresa e seus fornecedores. Por isso é imprescindível que os contratos destes parceiros sejam regidos por um programa de compliance bem estruturado, que garanta o cumprimento por estes parceiros de suas normas internas e da própria legislação brasileira.
Veja abaixo algumas dicas para revisar o seu Programa de Compliance para parceiros e fornecedores.
- Faça um levantamento de sua base de parceiros para entender o cenário atual e classifique essa base de maneira estratégica. Quais parceiros já implementaram códigos de conduta? Quais causaram problemas nos últimos anos, ou deram indícios de fraude ou de descumprimento da legislação/do contrato?
- Revisite seus fluxos e processos de onboarding. Eles são digitais? Quais documentos devem ser enviados e quais critérios devem ser atendidos pelos parceiros? Veja que a atual situação do país, com todos trabalhando de casa, cria novos critérios que não eram observados anteriormente. Os parceiros atendem às novas necessidades de segurança da informação que surgiram com os trabalhos remotos? E a estrutura de TI deles comporta o fluxo de dados trocados com sua empresa e respeita a LGPD?
- Revisite seus termos e condições de fornecimento, seu código de ética e conduta, para prever essas novas condições. Revisite a condução das reclamações via canal de denúncias e crie métodos e critérios para homologar fornecedores para garantir que estejam atendendo às novas necessidades desses novos tempos.
- Automatize fluxos e processos, implemente a assinatura digital de contratos, implemente ferramentas e sistemas que possibilitem a visibilidade e o acompanhamento real time desses processos e fornecedores.
Essa mudança no ambiente de trabalho exige uma reflexão sobre como será o futuro das empresas e uma adaptação rápida e precisa. Quem conseguir se adaptar rapidamente, além de diferencial competitivo, terá uma garantia de que suas relações com fornecedores estão mais protegidas.
